Série Principais Erros Financeiros – Finanças Desestruturadas

Continuando nossa série dos principais erros financeiros, vamos falar hoje sobre Finanças Desestruturadas.

Outro dos erros mais comuns nas pequenas empresas é não ter as finanças organizadas. Os registros não são feitos ou são incompletos. Não adianta ter um grande propósito para seu negócio se você não cuidar das finanças. A consequência desta desorganização fará com que você trilhe um caminho no escuro.

Certa vez, precisava ir para uma determinada reunião na cidade de São Paulo. Como não conheço muito bem a cidade, coloquei o endereço no GPS do celular e lá fui eu. Quando finalmente chego ao destino, percebo que não era lá que eu deveria estar. Quando fui checar o endereço no GPS, a rua estava correta, mas o bairro não. O endereço que eu procurava era do outro lado da cidade.

 Com as finanças desorganizadas, você seguirá para o destino errado, pior ainda, achando que está correto, você seguirá na contra mão.

Sei que pode ser chato e repetitivo a rotina financeira, mas com as finanças organizadas, você terá um mapa confiável para continuar a jornada. Em momentos de mudança de mercado, como uma crise, este mapa é ainda mais necessário.

Escolha uma ferramenta

Há várias ferramentas disponíveis para organizar as finanças de sua empresa:

Caderno de Caixa

É a forma mais simples de se organizar, mas não significa que não seja eficiente. Anos atrás era a única forma e funcionava. Fará com que você esteja atento a toda entrada e saída de dinheiro da sua empresa. A desvantagem é que ele não automatiza análises. Você terá que fazer todos os cálculos manualmente a cada vez que precisar de respostas.

 

Planilha

Talvez a ferramenta mais comum utilizada. O Excel, conhecido por todos, automatizará muitos cálculos e análises, economizando um tempo valioso. É uma ferramenta prática e pode ser utilizada até mesmo no celular. Exige um certo conhecimento para construir as fórmulas que permitirão esta automatização. É possível construir gráficos para melhor entendimento das finanças do seu negócio.

 Na Nascimento PME, temos uma planilha de controle financeiro gratuita, é só baixar clicando aqui!

 

Software

Há vários sistemas no mercado que te ajudarão a organizar as finanças da empresa. Por exemplo, MarketUP e ZeroPaper. Eles te dão a vantagem de que seus dados financeiros não precisam ficar presos a um computador, são softwares online, não precisa instalar nada na sua máquina; através do navegador de internet você consegue fazer tudo que precisa. Você também pode instalar o aplicativo no seu celular e acompanhar suas finanças de qualquer lugar. Inclusive, facilita para manter tudo organizado.

Verifique qual atende melhor sua situação atual e comece a utilizar.

Estruture sua ferramenta

Independentemente da ferramenta que você utilizar, será necessário estruturá-la. Como assim? Você precisará informar em qual conta foi movimentado o dinheiro, se na conta bancária ou em dinheiro vivo. Portanto, é preciso cadastrar estas contas em sua ferramenta. Se trabalhar com mais de um banco, cadastre todos os bancos que você utiliza.

Também é importante você classificar seus gastos. Por exemplo: Salários, Benefícios, Impostos, Combustível, Fornecedores etc. Assim ficará mais fácil realizar futuras análises.

Mantenha seus registros atualizados

 O ponto mais importante: mantenha seus registros atualizados! A ferramenta que você escolher não fará diferença alguma se você não mantiver seus dados atualizados. E talvez aqui seja um dos grandes desafios. Como disse anteriormente, pode ser chato ter que manter as finanças organizadas, mas você sabe que é necessário.

Em sua rotina, você terá que reservar de 15 a 20 minutos diários para atualizar seus dados financeiros. Os números precisam fechar, ou seja, o saldo no banco que está dando em sua planilha precisa ser igual ao saldo que é mostrado em seu extrato. O saldo que está dando em dinheiro vivo em sua planilha precisa ser igual ao que de fato você tem no caixa. Até os centavos precisam bater.

Fazendo assim, suas finanças estarão estruturadas e organizadas, você terá um mapa eficiente para te levar no destino desejado e não acabará do outro lado da cidade.